血站总务仓储系统信息化管理系统的建立
发表时间：2015-03-05 浏览次数：1257次
近年来,随着卫生部《血站管理办法》、《血站质量管理规范》和《血站实验室质量管理规范》(简称“一法两规”)的颁布实施,国内各血站在质量管理方面取得了显著的进步,各血站建立并不断完善质量管理体系,同时以此为基础,不断提高血液供给和血液质量的保障能力和水平。然而随着管理水平的提高和规范的深人落实,管理工作中一些原先隐含的薄弱环节或问题逐渐显现,有些具有—定的普遍性,如后勤管理长期以来处在管理的弱势,特别是对于如何进行信息化、标准化的后勤服务管理一直乏人问津。血站完成采供血及其相关工作并达到预期的目标和要求,需要完善的后勤服务作为保障。所谓“兵马未动,粮草先行”,没有稳定先进的后勤保障作为基础,会给业务工作带来一系列的困难和隐患。仓储管理是后勤管理中最为重要的一部分,也是质量体系的主要要素之一,现有的手工对账模式和以人管理为中`b的仓储管理,不仅会发生主观偏差还缺乏系统性和验证监控模式。血站总务仓储管理既包括一些与采供血相关的关键物料,如采血耗材、检测试剂等,也包括一些品种多、用量大的日常消耗品。如何对血站总务仓储进行有效而科学的管理,建立血站总务仓储系统信息化管理平台,充分利用各种资源,发挥资金效用,管理好各类物料在血站内部流转过程中的每一个环节,这是每个血站面临的很重要问题。
1 定义
1.1仓储信息化管理系统(WMs)WMS是一个实时的计算机软件系统、它能够按照运作的业务规则和运算法则,对信息、资源、行为、存货和分销运作进行更完美地管理、使其最大化满足有效产出和精确性的要求。WMs的优点:基础资料管理更加完善、文档利用率高、库存准确、操作效率高、易于制定合理的维护计划、数据及时、成本降低、提供历史的记录分析、规程文件变更后的及时传递和正确使用、预算控制严格、退库业务减少。
1.2 血站关键物料直接对血液及血液成分制品构成重要影响。主要包括:一次性使用塑料采血袋、一次性无菌注射器、一次性使用去白细胞滤器、一次性使用病毒灭活输血过滤器、一次性单采耗材、血袋标签、硫酸铜溶液、真空采血管和检验试剂[l」。
2 WMS系统功能
2.1 权限设置在系统保密性方面,采用分级管理的方法,不同部门或科室的用户具有不同的权限,用户名和密码引用内部邮箱帐号,便于记忆和操作,也可根据个人喜好,自行设定口令。业务科室仅需在对应物料名称后填写需要的数量即可。仓库管理员有权增加或减少模板内的物料,以便根据实际配送需求,及时调整配送信息。
2.2查询和统计
2.2.1 盘库库存盘点是库存管理的一项重要工作,仓库管理员可以利用WMS的盘库功能,通过与仓库内实物核对,实现系统与实物的校对,保持账面与实物的一致。如果发现实物数量与系统显示不一致的情况,便于及时查清原冈。同时通过WMS盘库功能,也能及时调整库存。
2.2,2 出人库查询通过WMS的出入库查询功能,可以查询到所有物料的进出库信息,方便统计一定时期内相关物料的使用数量,以及各个统计时段内相关物料的使用数量对比情况。可实时查询到所有物料的本地在库存以及该物料的人库、抽检、出库、使用或报废等所有的物料流转信息.同时可查到相关物料对应的供应商名称、批号和有效期等信息,保持了物料的可追溯性。
2.3 预警功能
2.3.1 最低库存预警通过设定最低库存数量,通过WMS可以对当前库存进行监控。当相关物料在仓库内当前的合格数童低于一定倍数最低库存量时,系统将发出采购提示,提醒采购员及时补货。通过仓库管理员和系统的协同监控,可以有效防止最低库存量控制不当导致的物料库存失控状况发生。
2.32 资质过期提示通过WMS设定相关供应商的信息,特别是相关重要资质的失效日期,可以提前一定时间提醒采购员向供应商索要新的资质,确保供应商的相关资质符合国家法律、法规的要求。
2.4 物料报废对于在一定比例内的物料报损,业务科室经批准审核后,负责在WMs内填写各种报损原囚,计人物料消耗。
2.5 退货对于超出一定比例的物料报损或其他原因需要做退货处理的情况∵通过WMS退货至厂商,完成物料的退货流程,数量直接在后勤仓库内减去。
3 申购及发放流程见图1
3.I 提出申购业务科室根据实际工作需要,至少提前3个工作日通过WMS提交申请单,明确所需物料的名称、数量及需要配送的日期。通过打印相关的申请单,方便仓库管理员统计物料需求并做好备货出库工作。
3.2 备货出库仓库管理员需要对业务科室所提交申购单中的物料名称、规格和数量进行确认,通过WMs引用对应申请单形成物料出库单。仓库管理员也可以根据库存情况对出库单内物料的数量做修改,仓库实际发货数量以及业务科室实际接受数量以确认后的出库单为准。仓库内物料的发放在WMS内遵循“先进先出”原则,进一步确保物料效期的监控。
3.3 接收物料对于当天出库的物料,通过WMs打印出相应的出库单,业务科室需要在当天对出库单和实物进行核对并在WMS内予以确认接收。接收确认完成后,WMs将对应数量的物料从后勤仓库内移除,计人业务科室的库存内。
3.4 物料使用在当天工作结束后,业务科室负责将相关物料的使用数量登人WMs,从而完成物料消耗的统计工作。同时可以通过实物盘库,核对WMs自动计算出的库存是否准确。
4 结语
进销存软件的目标是针对特定对象(如仓储)的商品、单据流动,是对仓库作业结果的记录、核对和管理,包括报警、报表、结果分析。而WMS则是除管理仓储作业的结果记录、核对和管理外,其最大功能是对仓储作业过程的指导和规范:不但对结果进行处理,更是通过对作业动作的指导和规范,保证作业的准确性、速度和相关记录数据的自动登记(人计算机系统),增加仓储的效率、管理透明度、真实度,降低成本,有效控制并跟踪仓储业务的物流和成本管理全过程,完善仓储信息管理[2。实现仓储的全面信息化管理有利于人、财、物二方面的合理配置,有利于提高仓储管理效率和管理质量、有利于质量体系的进一步完善,更有利于后勤现代化管理。因此,血站应加强对信息化管理的重视,对人员和设各的配置要加大投人。根据血站的实际情况,发展和完善专人负责的信息管理中`b。由于系统在网络环境下运行,所以系统的维护相当重要。配各的人员要有相当的网络系统维护经验,并最好有一定的专业知识,才能更好地管理系统的运行∷因WMS涉及所有业务科室的关键物料管理,特别是一些物料交接流程可能较为繁琐,需要后勤与各个业务部门在WMS使用期间能够不断完善细节,提高系统的操作性和实用性,真正使信息系统服务于仓储日常管理工作,有效提高血站仓储管理效率,进一步确保血站使用的关键物料的质量,从而保证采供血工作的安全性和有效性,进而保障用血患者的身体健康和生命安全。
参考文献
1 血站技术操作规程EM1卫医政发E2012彐1号附件,
2 艾晨,WMS仓库管理系统的设计与实现ED1北京邮电大学,2011,
3 董司林仓库管理系统的设计与部署EJ彐,物流技术与应用,2004,7(l1):98103,
(收稿日期:20140906)
(本文编辑:陈玉洁)
